Come creare to do list efficaci

da | Lavorare da sole, Lavorare in proprio, Organizzazione

Scritto da Sara Rezzolla, 10 anni d’esperienza nel mondo dell’artigianato e creazione di una community online di 20000 persone.

To do list, croce e delizia di chiunque abbia un’attività e non solo.

Ma come si crea una lista realmente utile?

Perché diciamolo, non basta fare un elenco di attività perché questa renda le nostre giornate realmente produttive e ci avvicinino al raggiungimento dell’obiettivo.

Oggi quindi vediamo insieme come farle in modo efficace.

 

Obiettivo

 

Inutile che ti dica che prima ancora di fare qualsiasi cosa devi avere ben chiaro qual è il tuo obiettivo.

E non solo della giornata ma anche nel medio e lungo periodo.

Questo perché?

Perché diversamente il rischio è che si programmi alla giornata senza sapere dove si sta andando.

Esempio se tra un mese ho in programma di partecipare ad un market, ovviamente le mie to do list saranno tutte concentrate ad arrivare preparata a quel giorno.

 

Cosa vuol dire:

  • Organizzare la produzione
  • controllare il magazzino
  • sistemare l’allestimento
  • preparare materiale pubblicitario e imballaggi
  • comunicazione online fatta bene e per tempo in modo che le persone sappiano della tua partecipazione.

 

Se invece abbiamo un obiettivo grosso a lungo termine ad esempio aprire da zero la nostra attività, le cose che dovremo andare a mettere in agenda saranno molto diverse.

Ricordati che gli obiettivi devono seguire il metodo SMART, ossia Specifici, Misurabili, Attuabili, Realistici, Temporizzati.

Se non sai di cosa parlo, ne ho parlato in questo articolo.

 

Urgenza

 

Le attività da svolgere non sono però tutte uguali, devi dividere quelle urgenti, dalle importanti, alle non urgenti.

Spesso a questa distinzione viene associato anche un diverso grado di fatica mentale.

Ad esempio una cosa urgente se vuoi aprire la tua attività è fare l’indagine di mercato e questo indubbiamente è più impegnativo rispetto ad una cosa da fare ma non urgente come trovare un fornitore per i tuoi materiali pubblicitari.

Quando inserire queste diverse azioni all’interno della nostra giornata?

Dipende da te e in quale fase della giornata sei più produttiva e concentrata.

Io ad esempio rendo meglio al mattino per cui tutte le azioni che mi richiedono maggiori energie mentali le metto prima di pranzo.

 

Scadenze

 

Non sottovalutare le scadenze.

Perché ti ho consigliato di usare il metodo degli obiettivi smart? Soprattutto per darti un limite temporale entro cui vuoi raggiungerlo.

Se non prendi questo impegno con te stessa, il rischio è che continui a posticipare ogni cosa da fare, soprattutto quelle che ti piacciono meno.

In questo modo vedrai sfumare anno dopo anno il raggiungimento del tuo obiettivo.

 

Attività complesse

 

Ci sono alcune attività che sono molto complesse e che ovviamente non potrai fare in una sola giornata.

In questo caso scomponi le attività complesse in sottotask.

Ad esempio se devi partecipare ad un market come artigiana e hai deciso che dovrai produrre 20 borse. Non potrai ovviamente concludere tutto in una giornata e quindi dividerai tutto in sottotask , come tagliare la stoffa, cucire le fodere, assemblare i vari pezzi ecc.

Nel caso invece dell’aprire la tua attività, una delle azioni complesse che dovrai affrontare è la creazione del sito e potresti suddividerla in sottotask come l’acquisto del dominio, lo studio della piattaforma, studiare le parole chiave del settore piuttosto che la parte puramente grafica.

 

Realismo

 

Quando si struttura la to do list, soprattutto se siamo molto motivate, tendiamo a sovraccaricarla di mille cose da fare.

Anche perché si innesca la soddisfazione di cancellare le varie voci a fine giornata.

I problemi che ne scaturiscono però sono due.

Che non riusciamo a portarle tutte a termine e quindi la motivazione iniziale lascia spazio alla delusione.
Pur di riempirla mettiamo compiti a caso, senza che questi ci avvicinino realmente al raggiungimento dell’obiettivo.
Ad esempio voglio aprire la mia attività ma prima ancora di identificare il mio inquadramento fiscale, creare un sito, se serve cercare un locale ecc passo ore su Canva a cercare la palette colori perfetta. La mia giornata sarà pure stata piena di cose da fare ma tutte assolutamente non prioritarie.

 

Revisione

 

L’ultimo consiglio che mi sento di darti è di revisionare la to do list a fine giornata.

Prima di chiudere tutto controlla cosa sei realmente riuscita a fare e cosa no, analizzando questi dati.

Così facendo cosa potrai capire?

Se hai ben chiare le tempistiche di cui hai bisogno (spesso le sottovalutiamo), se ci sono stati dei rallentamenti che puoi risolvere la prossima volta (es distrazioni) o se hai semplicemente inserito azioni casuali per il solo gusto di spuntare le voci una dopo l’altra.

 

Insomma fare le to do list è utilissimo e di grande impatto per gestire al meglio le nostre attività ma dobbiamo crearle con logica e buon senso.

Ora dimmi, come ti trovi a crearle? Hai qualche difficoltà oppure è un potente alleato per le tue giornate?

Per altri consigli e tips sul “Fare tutto da soli” ti aspetto sul mio profilo IG.

Un abbraccio.

Sara

Sara Rezzolla è una consulente che lavora con piccole imprenditirci che lavorano da sole.

Ha lavorato come artigiana per 10 anni, periodo durante il quale ha acquisito un metodo di lavoro che le ha permesso di organizzarsi al meglio, pur dovendo gestire da sola molte mansioni diverse. 

Ha coltivato una community online sui social, blog, youtube e newsletter, senza togliere tempo alla propria vita privata.

Ora aiuta altre libere professioniste che non hanno l’appoggio di un team, a gestire il proprio tempo e a costruire una presenza online solida ma senza stress.

E’ la persona ideale per te che ti senti sopraffatta dalle mille cose da fare e non puoi al momento delegare nessuna mansione. Per chi ha bisogno di acquisire tutte quelle competenze orizzontali che al giorno d’oggi sono richieste per rimanere competitive sul mercato, ha creato anche video corsi ad esse dedicate.

Se pensi sia la professionista giusta per te ma non sai quale servizio sia più adatto alle tue esigenze, puoi prenotare una consulenza conoscitiva gratuita.

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Creare contenuti per la propria presenza online è ormai indispensabile per qualsiasi attività.

Ma come riuscire a farlo senza togliere troppo tempo al resto del lavoro?

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