Trello, cos’è e come usarlo per organizzare il tuo lavoro in proprio.

da | Organizzazione

Scritto da Sara Rezzolla, 10 anni d’esperienza nel mondo dell’artigianato e creazione di una community online di 20000 persone.

I compiti delle vacanze venivano rigorosamente organizzati nei vari giorni dell’estate, avevo un quadernino in cui segnavo tutti i libri che volevo leggere e quelli che avevo già letto, le liste per preparare le valigie, gli schemi per le semine nell’orto…insomma di secondo nome faccio organizzazione.

Mi piace e soprattutto mi fa stare serena, perché so che è tutto sotto controllo…più o meno.

 

Da quando mi sono messa in proprio poi, questa mia capacità si è rivelata vincente!

 

Sì perché se hai un’attività tutta tua che gestisci senza team, le cose da fare sono veramente infinite!

Spesso le idee e le cose da fare sono così tante che le perdiamo strada facendo, oppure le appuntiamo un po’ qua e un po’ là senza un senso logico.

Ti ci ritrovi?

Io ho risolto questo problema grazie a Trello, senza il quale onestamente sarei persa!

 

Lo uso per organizzare qualsiasi aspetto della mia vita, dal lavoro fino alla lista della spesa.

 

Se non sai cosa sia oggi te lo spiego, mettiti comoda.

Trello è una piattaforma gratuita di organizzazione e collaborazione basata su bacheche virtuali, elenchi e schede.

Consente di gestire progetti, attività e compiti in modo flessibile e molto immediato, assolutamente alla portata di tutti.

Viene utilizzata sia a livello individuale che da chi lavora in team per tenere traccia delle attività, suddividerle in fasi o categorie, e condividere informazioni in modo semplice e intuitivo.

  • Flessibile: infatti puoi creare schede ed elenchi per tutti gli usi.
  • Collaborativo: ti permette di condividerlo (anche solo alcune bacheche) con chi vuoi.
  • App mobile: oltre che da computer lo puoi usare anche da cellulare e dato che Trello è basato su Cloud, le modifiche apportate da una parte ci saranno in automatico anche dall’altra parte, sono sincronizzati.

 

Ma come funziona?

 

Prima di tutto crea un tuo profilo qui oppure tramite app.

Io le ho entrambe perché in base a quello che devo fare mi vien più comodo uno piuttosto che l’altro.

 

A questo punto sei pronta a creare i tuo schemi, vediamo come:

 

Bacheca

 

La bacheca è la cosa principale su Trello, puoi averne di svariati tipi, dividendole per categorie o aree di interesse.

Ad esempio io ne ho due per le diverse attività lavorative e due della famiglia.

La bacheca è praticamente il punto di partenza di Trello, come una lavagna virtuale dove puoi organizzare i tuoi progetti.

 

Liste

 

All’interno di ogni bacheca, puoi creare diverse liste verticali.

Le liste rappresentano fasi, stati o categorie diverse all’interno del tuo progetto.

Ad esempio io ho le liste per le idee social, i libri che voglio leggere per lavoro, gli argomenti da approfondire ecc..

 

Schede

 

All’interno di ogni lista, puoi aggiungere schede. Le schede rappresentano le singole attività o compiti all’interno del progetto.

Puoi assegnare persone alle schede (nel caso le voglia condividere), impostare scadenze, aggiungere checklist, etichette, allegare file, e molto altro.

Queste voci le puoi modificare ogni volta che vorrai e nel caso di checklist spuntare le voci già fatte.

 

 

Trascinare e rilasciare

 

La funzionalità chiave di Trello è la possibilità di trascinare e rilasciare le schede da una lista all’altra per indicare il progresso delle attività.

Ad esempio, quando una attività passa dallo stato “Da fare” a “In corso” e infine a “Completato”, puoi trascinare la scheda corrispondente tra le liste.

 

Etichette

 

Puoi creare etichette colorate e personalizzate per organizzare ulteriormente le schede.

Ad esempio, puoi usare etichette per identificare la priorità o il tipo di attività.

 

Commenti e attività

 

Ogni scheda ha una sezione per i commenti, che permette ai membri del team di comunicare e tenere traccia dei progressi.

Inoltre, puoi vedere un registro delle attività passate sulla scheda, indicando chi ha fatto cosa e quando.

 

Notifiche

 

Trello ti invierà notifiche via email o tramite app quando vengono apportate modifiche alle schede o quando vieni menzionato in un commento.

Integrazioni

 

Trello supporta molte integrazioni con altre app e servizi, come Google Drive per semplificare ulteriormente il flusso di lavoro.

Inoltre se decidi di usarlo sia da app che da PC, i due sistemi si aggiorneranno tra loro in automatico.

Strumenti di visualizzazione

 

Trello offre diverse visualizzazioni delle bacheche, come “Bacheca” e “Calendario” per aiutarti a vedere i tuoi progetti da diverse prospettive.

 

Accessibilità multi-piattaforma

 

Puoi accedere a Trello tramite il tuo browser web o scaricare l’applicazione Trello per dispositivi mobili, consentendoti di gestire i tuoi progetti ovunque tu sia.

 

Insomma Trello è uno strumento praticissimo e anche molto intuitivo per organizzare il proprio lavoro (e non solo) senza rischiare di perdere idee e cose da fare tra fogli e foglietti sparsi qua e là.

Spero che ti sia stato utile e che questo strumento possa aiutarti a semplificarti il lavoro.

Un abbraccio.

Sara

Sara Rezzolla è una consulente che lavora con piccole imprenditirci che lavorano da sole.

Ha lavorato come artigiana per 10 anni, periodo durante il quale ha acquisito un metodo di lavoro che le ha permesso di organizzarsi al meglio, pur dovendo gestire da sola molte mansioni diverse. 

Ha coltivato una community online sui social, blog, youtube e newsletter, senza togliere tempo alla propria vita privata.

Ora aiuta altre libere professioniste che non hanno l’appoggio di un team, a gestire il proprio tempo e a costruire una presenza online solida ma senza stress.

E’ la persona ideale per te che ti senti sopraffatta dalle mille cose da fare e non puoi al momento delegare nessuna mansione. Per chi ha bisogno di acquisire tutte quelle competenze orizzontali che al giorno d’oggi sono richieste per rimanere competitive sul mercato, ha creato anche video corsi ad esse dedicate.

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